I klubbens medlemskartotek registreres følgende oplysninger:
- Navn
- Adresse
- Alder
- Telefonnummer
- Mailadresse
- Nummer på den udleverede nøgle til billardlokalet
- Indbetalinger og restancer
Medlemmerne registreres desuden på en rangliste efter aktuel styrke. Det registreres endvidere hvilke medlemmer der deltager i turneringer både internt og eksternt. Der registres hvem der vinder klubturneringer og eksterne turneringer. Cpr-nummer registreres kun for medlemmer der har adgang til klubbens bankkonti.
Klubbens ansvarlige for Privatlivspolitik er Formanden.
Det er også Formanden som opbevarer data på relevante IT-medier.
Adgangen til data kræver password som kun kendes af Formanden.
I klubbens lokale findes printet udgave af medlemskartotek, ranglister og turneringsvindere.
Oplysninger om navn, adresse, tlf og mailadresse opbevares af hensyn til kontingentopkrævning, og slettes når medlemskabet ophører. Alder registreres til brug for indberetning til DIF. Oplysninger om alder slettes også ved medlemskabets ophør. Alle turneringsvindere registreres, og opbevares af historiske årsager til evig tid. Medlemmer der har fået deres cpr-nummer registreret, får dette slettet når grunden til registreringen ikke længere er til stede.
Medlemmer der har bestyrelsespost eller andre tillidsposter er også registreret på hjemmesiden: Holstedbillardklub.dk.
Et medlem kan til enhver tid kræve oplyst hvad Klubben har registreret om medlemmet selv. Dette kan ske ved henvendelse til Formanden.
6. november 2021